В настоящее время почти в каждой гостинице или крупной компании есть переговорная комната, конференц-зал и помещения для обучения. Переговорная комната и конференц-зал — ведь именно на этом мы сосредоточимся в этой статье, — это прекрасное место для всевозможных встреч, таких как собрания акционеров, переговоры с большим количеством сотрудников, конференции, симпозиумы или конгрессы. Это типичное вспомогательное помещение, поэтому функциональность имеет ключевое значение. Так чем же должен быть оборудована переговорная комната? Что нужно помнить при обустройстве интерьера?

Проектор

Наверное, никто не может представить конференцию или тренинг без презентации мультимедийных материалов. В наше время изображение является одной из основ коммуникации, поэтому важным элементом оборудования перего является надежное мультимедийное оборудование, например, проектор, который позволит отображать презентации, слайды или диаграммы. Стоит помнить, что бизнес-проектор должен быть гораздо более высокого класса, чем домашний или школьный проектор.

Основой проектора является качественная лампа, которая позволит устройству работать дольше. Срок службы лампы может быть основным критерием выбора устройства. При покупке мультимедийного проектора также стоит обратить внимание на такие параметры, как контрастность и яркость. Благодаря контрасту мы можем видеть разницу между самым светлым и самым темным элементом презентации, слишком низкая контрастность делает изображение размытым. Также яркость проектора должна быть максимально высокой, тогда можно четко отображать слайды даже в незатененных помещениях.

Другим крайне важным вопросом является разрешение проектора, где разрешение FULL HD (1920/1200) является оптимальным для бизнес-приложений, позволяя проецировать изображение размером 500 дюймов, что, безусловно, будет работать даже в больших конференц-залах.

На что еще стоит обратить внимание при выборе подходящего оборудования?

Популярным решением является подвесной проектор, который занимает меньше места и позволяет лучше организовать пространство. Поэтому мы рекомендуем проверить, можно ли легко закрепить проектор, например, на потолке. Практичным решением также является беспроводная связь между проектором и компьютером. В настоящее время, когда кабели ушли в прошлое, беспроводная связь становится стандартом. Это позволяет компьютерам с различными разъемами легко подключаться к проектору, принтеру или Интернету. Нет ничего страшнее для спикера, чем сломанный микрофон или невозможность выступить с заранее подготовленной презентацией. Такие аксессуары, как пульт дистанционного управления, лазерная указка, выдвижной экран или интерактивная доска, позволят максимально использовать возможности устройства и сделают сообщение гораздо более привлекательным.

Звуковая система

Непременным элементом оборудования переговорной комнаті является звуковая система, позволяющая участникам встречи свободно обсуждать и разговаривать. Звуковая система зависит от размера комнаты. В случае небольших комнат хорошо подойдут динамики, которые будут только усиливать звук компьютера. Для больших помещений хорошей идеей станут профессиональные аудиосистемы. Стоит инвестировать в помощь специалистов по настройке аудиотехники. Даже самые качественные громкоговорители, микрофоны или усилители, неправильно установленные, могут вызвать обратную связь, которая непременно вызовет раздражение у участников конференций и тренингов.

Стулья

Еще один очень важный момент – это правильный выбор стульев. Переговорная комната — это место, где вы сидите несколько часов, поэтому стоит позаботиться о том, чтобы мебель была удобной. Что искать? Прежде всего, стулья должны быть эргономичными, правильно подогнанными к позвоночнику. Несмотря на то, что нам кажется, что мы отдыхаем сидя, к сожалению, многочасовое сидение может сказаться на нашем позвоночнике. Так что давайте выбирать стулья, которые будут поддерживать правильную осанку и не будут слишком нагружать позвоночник.

Жесткие пластиковые стулья — не очень хорошая идея. Давайте также учитывать эстетические ценности, такие как цвет или форма, которые будут соответствовать интерьеру комнаты. Помните, что мебель не должна быть слишком тяжелой и громоздкой – ее должно быть легко передвигать и расставлять.

Мебель в переговорной комнате должна быть выдержана в плане дизайна. Нет ничего более эстетически раздражающего, чем каждый предмет мебели или стул из другой сказки. При выборе стульев также стоит обратить внимание на материал, из которого они изготовлены. Помните, что переговорная комната выполняет еще и представительскую функцию. Потертости или неприглядные пятна на светлой обивке выглядят небрежно и не очень хорошо сказываются на имидже компании.

Планировка переговорной комнаты

Ключевым элементом в конференц-зале является возможность расстановки стульев и столов. Самым популярным расположением в интимных комнатах является так называемый конференц-аранжировка – то есть в центре комнаты стоит большой стол со стульями вокруг него. Эта договоренность лучше всего работает во время встреч руководства или деловых переговоров. Эта настройка позволяет контактировать «лицом к лицу». Аналогичная установка – так называемая П-образная подковообразная компоновка, которая также допускает прямой контакт. Обычно наверху есть места для особых гостей или организаторов.

Театральная аранжировка также распространена. При этом стулья расставляются рядами, друг за другом. Такое расположение идеально подходит для проведения конференций, поскольку позволяет свободно просматривать представленные материалы.

Школьная обстановка популярна на тренингах и обучающих мероприятиях, где прямой контакт между тренером и участниками очень важен и не может быть слишком ограничен.

Стоит помнить, что расстановка столов  должна зависеть от организованной там встречи. В этом случае нельзя говорить об одной оптимальной расстановке стола.

При организации пространства следите за тем, чтобы не загораживать запасной выход или вход в туалет. Также обратим внимание на расположение источников питания — их неправильное расположение может значительно осложнить встречу!

Устройство и оборудование

В первую очередь – переговорная комната должна быть оснащен надежным аудиовизуальным оборудованием, чаще всего проектором и звуковой системой. Стоит обратить внимание на качество оборудования — плохой проектор испортит всю презентацию, а гудящие динамики станут кульминацией провала. Хорошо, когда мультимедийное оборудование оснащено пультом дистанционного управления и лазерной указкой. Экран и интерактивная доска — умные доски — это еще и большое удобство.

Во- вторых , удобная мебель. Деловые встречи связаны с многочасовым сидением, стоит проверить, удобны ли стулья и эргономичны ли они.

В- третьих — такие удобства, как кондиционер, беспроводные устройства и интернет, дополнительные кабели и множество источников питания. Такие мелочи непременно улучшат встречу.

Четвертое – планировка зала. Стоит помнить, что планировка помещения должна зависеть от характера встречи – универсальной планировки не существует!

Указанные элементы являются абсолютным минимумом, необходимым для успешной деловой встречи. Каждый клиент индивидуален, как и обучение. Постараемся следить за трендами и новинками, а в особенности подстраиваться под общедоступные технологии.