Автоматизація виробничого обліку

Виробничий облік – елемент управлінського обліку, який пов’язаний з обліком та калькулюванням витрат різного плану. На сучасному підприємстві без використання сучасного програмного забезпечення, за допомогою яких є автоматизація виробничого обліку, неможливо обійтися. Вона є комплексом програмних засобів, завдяки яким виконується фіксування параметрів економічних об’єктів, здійснюється управління виробничими процесами, а також збір і накопичення даних.

«HugeProfit — найпростіша програма для обліку виробництва. Це максимально простий сервіс, який ми розробили під свої потреби для обліку залишків товару, фіксації продажів та наочного відображення доходів та витрат нашого магазину. Нічого зайвого. Все просто та зручно. Не потрібно довго. вникати та розбиратися»

Цілі та завдання виробничого обліку

Зважаючи на те, що виробничий облік має тісний зв’язок з управлінням бізнесом та бухгалтерією, доцільно виділяти, відповідно, управлінський та бухгалтерський облік.

До особливостей виробничого обліку можна віднести:

• спеціалізація, розміри організації;
• характер діяльності підприємства;
• різновиди операцій, що визначають специфіку виробничого процесу, пов’язану з організацією та технологією виробництва та управління;
• обсяг даних, що підлягають обробці;
• вимоги до інформації, що пред’являються органами нормативного регулювання, державними органами, менеджментом з метою допомогти приймати оптимальні рішення, що дозволяють підвищити продуктивність та ефективність операцій.

Як основу організації виробничого обліку виступають витрати на виробництво, що класифікуються за різними напрямками (статтями). Незалежно від того, які застосовуються способи та прийоми виробничого обліку на підприємстві, вона повинна сприяти об’єктивному формуванню витрат на виробництво, контролю за процесами виробництва та виходом продукції, визначення результатів господарської діяльності.

У виробничого обліку є дві основні завдання:

1. Відображення комплексу чинників виробничої діяльності. Кожен такий фактор фіксується у первинному обліковому документі. Це, по-перше, дозволяє зареєструвати сам факт здійснення кожної операції. По-друге, ці документи є основою формування бухгалтерської звітності та інформації про фінансове становище. Також за їх допомогою є можливість спланувати та спрогнозувати господарську діяльність.
2. Ведення бухгалтерського обліку виробництва, у якому враховується розмір організації та умови провадження господарську діяльність.

Від правильності встановлення обліку витрат безпосередньо залежить ефективність ведення виробничої діяльності. Завдяки аналізу її результатів та зіставлення із витратами є можливість контролювати всю господарську діяльність. Для цього важливо правильно оформляти документи, повне оприбуткування продукції, засоби та предмети праці.

Виходячи зі всього сказаного щодо цілей, принципів та завдань виробничого обліку варто також виділити їх принципи:

• контроль за доцільністю здійснюваних господарських операцій та дотриманням законодавчих нормативів;
• вибір об’єктів обліку виконуваних процесів та витрат, пов’язаних з ними;
• відображення виробничих процесів у цифрах з метою можливості керувати плануванням та перебігом цих процесів;
• класифікація витрат залежно від прийнятої моделі управління — визначення собівартості продукції, для цього використовується програма для розрахунку собівартості, аналіз отриманого прибутку, а також прийняття рішень щодо планування та регулювання витрат виробництва;
• підбір елементів ведення бухгалтерського обліку з метою виявлення зв’язку виробничого процесу із формуванням витрат;
• визначення внутрішньовиробничих резервів, і навіть їх використання з досягнення виробничих цілей;
• мінімізація чи повне виключення у процесі виробничої діяльності непродуктивних витрат.

Отже, виробничий облік охоплює всі очікувані та/або процеси, що відбуваються як усередині самого підприємства, так і між цим підприємством і зовнішнім середовищем, демонструючи їх у кількісному значенні.

Автоматизація виробничого обліку

Сьогодні є безліч програм, що дозволяють автоматизувати виробничий облік. Завдяки комплексу програмних засобів з’являється можливість фіксувати параметри та стан економічних об’єктів, здійснювати управління ними, збирати та накопичувати дані про процеси та об’єкти виробництва.

Щоб вибрати  програму автоматизації обліку  виробництва, необхідно врахувати декілька нюансів:

• Економічна доцільність конкретного підприємства. Для цього потрібно проаналізувати безліч фактів і параметрів, тому краще залучати професіоналів.
• Аналіз інвестиційних можливостей підприємства. І тому слід виходити з прорахунку ефективності витрат за автоматизацію, і навіть прибутковість від запровадження такого рішення.

Автоматизація виробничого обліку в залежності від обраної програми дозволяє:

• Вести повний внутрішній облік сировини, частково готової та готової продукції на складі. Цей пункт передбачає наявність докладного довідника матеріалів та сировини з класифікацією, інформації про них на будь-який проміжок та момент, отримання специфічної звітності (наприклад, за матеріалами та сировиною, виробництвом та ін.).
• Створювати карти калькуляції на кожну операцію виробничого процесу. Сюди можна віднести внесення до бази даних інформації щодо виробничих операцій та її зберігання, можливість встановити нормативні показники (витрати матеріалів та сировини, допустимих відхилень від норми, випуску готової продукції), облік додаткових витрат, зберігання всієї історії внесення будь-яких змін до кожної технологічної карти.
• Планувати виробництво, а саме отримувати автоматичний розрахунок планових витрат, враховувати планові показники, розраховувати планову собівартість випущеної продукції, планувати закупівлі, планувати будь-які виробничі процеси на будь-який період (коротко-, середньо- та довгостроковий).
• вести фактичний облік процесів виробництва. Це облік фактичних показників, списання матеріалів та сировини (виконується відповідно до даних технологічних карт), автоматичне заповнення інформації про витрату матеріалів з можливістю проведення коригування значень, розрахунок фактичної собівартості продукції, порівняння показників фактичних із плановими (при цьому враховуються допустимі відхилення).

Отже, автоматизація виробничого обліку дозволяє виконувати безліч завдань. З її допомогою:

• планується виробництво продукції залежно від плану продажу;
• розраховується заробітна плата співробітників компанії, виходячи з кількості змін, нарахованих премій, виробітку та інших параметрів;
• оптимізуються запаси сировини, матеріалів та продукції на складах;
• планується виробництво заготовок продукції залежно від плану виробництва готової продукції;
• своєчасно закуповуються необхідні матеріали та сировину тощо.

Сучасна система автоматизації обліку пов’язує у єдине ціле всі елементи виробничого процесу. Завдяки їй не варто переживати про терміни виробництва продукції, витрачати багато часу на формування графіка закупівель, контролю за залишками на складі, розподіл витрат, облік трудовитрат та інші процеси. Все доступне в одному інтерфейсі.

Облік матеріально-виробничих запасів

Крім спеціального обладнання та приміщення підприємство має мати матеріально-виробничі запаси, облік яких також необхідний. Вони предмет праці, споживаного всіх етапах створення кінцевої продукції. Вартість таких запасів впливає і ціну продукції.

Реєстрація матеріально-виробничих запасів складі – це складна діяльність, яка передбачає роботу з великими обсягами інформації. Сучасні організації користуються перевагами автоматизації обліку таких запасів, завдяки чому скорочуються витрати часу і фінансів, а також кількість співробітників складу. При цьому можливість виникнення помилок зведена до мінімуму. Автоматизація роботи на складах дозволяє чітко простежити рух матеріально-виробничих цінностей.

Облік виробничих витрат

Витрати виробництва є витрати організації, пов’язані з випуском виробленої нею продукції. Отже, облік виробничих витрат – це облік витрат підприємства, що його несе під час створення своєї продукції. В зв’язку з цив важливо використовувати облік виробництва продукції.
Врахування витрат включає калькуляцію витрат на оплату праці працівникам, матеріальні витрати (обслуговування обладнання, придбання сировини), оплату соціальних потреб.

В обліку виробничих витрат існують прямі та опосередковані витрати. До першого типу варто віднести витрати, виділені на купівлю сировини та напівфабрикатів, обладнання, оплату праці працівників, вартість допоміжних послуг. До другого відносять витрати, не пов’язані безпосередньо з виробничим циклом. Наприклад, сюди можна віднести обслуговування території підприємства, утримання автопарку та ін.

За допомогою автоматизованого обліку витрат на виробництво дозволить ефективно розвинути такі сектори як прогнозування витрат, чітке визначення собівартості продукції, аналіз витратних частин виробництва та пошук їх скорочення, прийняття управлінських рішень відповідно до контролю діяльності організації, її доходів та витрат.

ERP система для автоматизації виробничого обліку

ERP система  (від англ. — Enterprise Resource Planning) фактично означає планування ресурсів підприємства. По суті, вона є загальною стратегією діяльності організації і включає управління активами, трудовими ресурсами, фінансовими ресурсами (планування бюджету, бухгалтерський облік, ведення податкової звітності тощо), а також взаємодія з клієнтами і партнерами. ERP передбачає комплекс управлінських заходів, фахівців технічної підтримки, IT-відділ, а також програмне забезпечення, спрямоване на автоматизацію виробничих процесів та їх зведення в єдину базу даних, яка використовується у роботі підприємства.

Існує кілька видів ERP систем, що використовуються підприємствами:

• Громадські. Загальний функціонал програмного забезпечення доступний більшості користувачів, але до даних організації мають доступ виключно її співробітники.
• Приватні. Програма повністю ізольована і може підлягати доопрацюванню та внесенню змін.
• Гібридні. Є поєднанням двох попередніх видів.

Усього існує три способи, за допомогою яких можна обзавестися системою ERP.

По-перше, можна створити власне програмне забезпечення. Зазвичай таке рішення є нераціональним (переважно через відсутність професійного підходу до розробки).

По-друге, можна придбати готову систему та впровадити її на своєму підприємстві. Найголовніше в такому випадку зробити правильний вибір та заручитися підтримкою розробника такої програми.

По-третє, можна  замовити використання ERP системи  під своє підприємство у фахівців. Це найбільш вигідний та ефективний варіант.